（二）称谓
写被表扬的单位、个人的称呼。如果是写给个人的，应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号，顶格写。
（三）正文
另起一行，空2字写表扬的内容：交代表扬的缘由。重点叙述人物事迹的发生、发展、结果及其意义。叙述要清楚，要突出最本质的方面。事实本身就具有很大的说服力，因此，要让事实说话，少讲空道理。
（四）结尾
如果是写给被表扬者的所在单位或领导者的，可提出建议：“对×××加以表扬”，“×××的优秀品德值得大家学习，建议予以表扬”等。如果是直接写给本人的，则要适当谈些“深受感动”、“值得我学习”等方面的内容。
（五）最后要写上表示祝愿的话
如“此致敬礼”、“祝好”、“谨表谢意”、“向你学习”等。但“此致”、“祝”、“谨表”、“向你”等字写在末尾，其余的字，要另起一行，顶格写。
（六）署名
写明单位名称或个人姓名。如果以个人名义写的表扬信，应在后边详细写明发信人的地址，签上自己的姓名，并在下方注明年、月、日。
三、表扬信参考范例
【范例一】
给幼儿园老师的表扬信
尊敬的园领导：
你好！
我是孩子×××的家长，我的女儿就读于×××幼儿园中二班。孩子进幼儿园之前，我对孩子选择哪一所幼儿园费尽了脑筋，经过仔细考察，我最终选择了×××幼儿园，虽然听说过×××比其他幼儿园好，但是我还是有点担心，因为我的孩子比较任性、娇惯，吃饭又非常挑剔，吃、喝、拉、撒都不能独立，给谁照顾孩子我都不大放心，这一直是我的一块心病，但自从××进幼儿园后，在她的四位老师的耐心照顾和正确引导下，孩子就跟变了个人似的，突然之间长大懂事了许多，改掉了以前许多的不良习惯。虽然至今我还不知道四位老师的名字，但是她们对孩子的细心照顾和人性化的教育方式让我百感交集。四位老师虽然都是未婚的大姑娘，但是对待孩子的耐心周到不亚于我这个当母亲的。孩子不管是大小便弄在衣服上，每位老师都能及时的帮助孩子换洗干净，孩子不管怎么哭闹，不管有多难缠，她们从来不对孩子大吼大叫，而是像对待自己的孩子一样，不厌其烦，认真进行引导，这样的事实很多很多，简直举不胜举，这种充满人性化的教育管理方式，让我这个做母亲的都自愧不如，它去掉了我的一块心病，让我无后顾之忧，安安心心的上班。因此我非常感谢××的这四位老师，想借这封信来表达我对四位老师的感激之情，望园领导传达。